Generación conveniente de archivos PDF
A pesar de su popularidad, los métodos tradicionales de creación de archivos PDF presentan desafíos. Al explorar métodos alternativos, como la conversión de archivos a PDF, las herramientas PDF dedicadas pueden superar los desafíos tradicionales y brindar a sus usuarios una experiencia de creación de documentos fluida.
Los usuarios ahora pueden crear un archivo PDF con múltiples métodos prácticos:
- Los archivos PDF se pueden generar a partir de imágenes, archivos DWG/DXF, archivos escaneados y también archivos de MS Office.
- Puede configurar la generación de PDF en cualquier transición de nuestro flujo de trabajo, pero normalmente se realiza al aprobar la documentación y al asignar una nueva revisión. También puede llamar a la generación de archivos desde el menú contextual, haciendo clic derecho en el archivo y seleccionando el comando apropiado.
- Los archivos generados automáticamente se crean en carpetas designadas, por ejemplo, aquellas a las que ha otorgado acceso a los empleados del departamento de producción.
- Cuando se aplica una nueva revisión, se crea otra versión del archivo PDF con información de que se está editando el dibujo.
¿En qué programas puedes crear un archivo PDF?
Puedes crear un archivo PDF con muchos programas, tanto gratuitos como de pago. A continuación, se muestran algunos programas populares que pueden crear archivos PDF:
- Adobe Acrobat: Este es uno de los programas más famosos para crear y editar archivos PDF. Está disponible para plataformas Windows y macOS, pero es de pago.
- SwifDoo PDF para Windows: Se trata de un programa diseñado, como su nombre indica, para crear y convertir archivos PDF de forma rápida. La herramienta también maneja sin problemas otros formatos de salida: PNG, DWG, HTML, EPUB, con diferentes cantidades de bits y otros.
- Microsoft Word: Puedes crear un documento en Word y guardarlo como archivo PDF. Esta es una buena opción para quienes ya tienen el paquete Microsoft Office.
- Microsoft Excel: Al igual que Word, Excel también permite exportar hojas de cálculo a formato PDF. Esta es una función útil para compartir informes y datos numéricos.
- Escritor de LibreOffice: LibreOffice es una suite ofimática gratuita y su procesador de textos Writer le permite guardar documentos como archivos PDF.
- Documentos de Google: Se trata de una suite ofimática gratuita en línea. Puede crear documentos en Google Docs y exportarlos como archivo PDF.
Estos son solo algunos ejemplos de programas con los que puedes crear archivos PDF. Hay muchas otras opciones disponibles, tanto de pago como gratuitas, que pueden satisfacer tus necesidades.
No te olvides de la accesibilidad
Al garantizar la accesibilidad, no solo ayudamos a las personas con diversas discapacidades, sino que también facilitamos la vida de cada uno de nuestros lectores. Pensemos por ejemplo en una situación en la que alguien intenta leer nuestro documento en un autobús, durante la pausa del almuerzo o en otro momento en el que no puede utilizar un ordenador tradicional.
Al hacer accesible el contenido, todos podrán usarlo independientemente de las circunstancias.
Estructura del documento
Asegúrate de que tu documento PDF tenga una estructura clara y lógica. Utiliza encabezados (h1, h2, h3, etc.), párrafos y listas adecuados. Esto facilitará la navegación por el contenido a quienes utilicen lectores de pantalla.
Texto
Evite el lenguaje técnico y complicado. Escriba de forma clara y comprensible, utilizando un vocabulario más sencillo. Además, recuerde proporcionar un contraste adecuado entre el color del texto y el fondo para facilitar la lectura.
Imágenes y gráficos
Si su documento contiene imágenes, gráficos u otros elementos gráficos, asegúrese de que tengan descripciones alternativas (también conocidas como «texto alternativo»). Esto ayudará a las personas ciegas o con baja visión a comprender lo que muestra el gráfico.
Elementos interactivos
Si su documento contiene elementos interactivos, como formularios o botones, asegúrese de que se puedan controlar no solo con un ratón, sino también con un teclado. Esto es importante para las personas que no pueden utilizar dispositivos señaladores.
Disponibilidad técnica
Por último, no te olvides de los aspectos técnicos. Comparte tu documento en un formato de uso común, preferiblemente PDF, que funcione bien con lectores de pantalla y otras herramientas de accesibilidad. Además, asegúrate de que el archivo esté configurado correctamente para la accesibilidad (por ejemplo, que tenga encabezados, descripciones de imágenes, etc. correctamente marcados).
Involucre a expertos y realice pruebas
La accesibilidad es un tema complejo, por lo que vale la pena contratar a expertos para que le ayuden a implementarla. Por ejemplo, puede consultar a personas ciegas o con problemas visuales para obtener valiosos consejos. También vale la pena probar sus documentos utilizando diferentes tecnologías de accesibilidad, como lectores de pantalla.
Como nota final
Una de las ventajas más importantes del formato de documento portátil es que dicho archivo presenta su contenido de forma idéntica independientemente del sistema operativo en el que se abra. Esta cuestión no deja de tener importancia cuando queremos conservar fuentes específicas, así como el modo en que está formateado el documento.
Los archivos PDF son definitivamente el estándar que resuelve muchos de los problemas que puede encontrar al usar archivos .TXT o .DOC. Incluso si sigue algunas de las buenas prácticas para crear archivos PDF, es importante verificar si sus documentos tienen problemas de accesibilidad y solucionar cualquier problema que encuentre.
Crédito de la imagen destacada: CURVD®/Unsplash
