¿Aún no estás seguro de la implementación de Dynamics 365 Business Central? ¡Vamos a aclararlo!

¿Es la implementación de Dynamics 365 Business Central la opción correcta para su negocio?

¿Está pensando en implementar Dynamics 365 Business Central pero aún no está seguro de si es el ERP adecuado para su negocio?

Es natural sentirse inseguro al tomar una decisión sobre un sistema ERP; después de todo, se trata de una inversión a largo plazo que dará forma a sus operaciones comerciales en los años venideros.

Entonces, si todavía te preguntas si Implementación de Dynamics 365 Business Central es la elección correcta para su organización, lo tenemos cubierto.

Con su creciente popularidad (entre pequeñas y medianas empresas) y beneficios comprobados en todas las industrias, hemos descrito las razones clave por las que la implementación de Dynamics 365 Business Central podría cambiar las reglas del juego que su negocio necesita (junto con los pasos clave de implementación).

Por qué Dynamics 365 Business Central es la solución ERP ideal para las empresas modernas

Dynamics 365 Business Central continúa observando tasas de adopción notables, con más de 15 000 organizaciones eligiendo la plataforma y un crecimiento de usuarios del 200 % año tras año. Esto se traduce en casi 1000 nuevos clientes cada mes, lo que demuestra la creciente relevancia de la solución en todas las industrias.

Pero ¿Qué hace que Business Central sea un sistema ERP tan solicitado??

Exploremos ideas clave, respaldadas por reseñas populares de plataformas como Gartner, para comprender por qué las empresas están gravitando hacia esta solución.

Facilidad de uso e integración

• Los usuarios valoran la interfaz intuitivaque simplifica la navegación y reduce la necesidad de una formación exhaustiva, lo que permite una adopción rápida.

• Además, su capacidad para integrarse perfectamente con herramientas de microsoft (Office 365, Equipos, Power BI) y aplicaciones de terceros facilita mucho la colaboración y el acceso a los datos.

Personalización y escalabilidad

• Las empresas aprecian la flexibilidad para personalizar paneles, flujos de trabajo e informes para adaptarse a necesidades específicas.

• El sistema se escala de manera eficiente y se adapta a operaciones en crecimiento sin interrupciones, lo que lo hace adecuado tanto para organizaciones grandes como pequeñas.

Eficiencia y conocimientos

• La automatización de las ventas y el inventario ayuda a reducir las tareas repetitivas y mejora el enfoque en el trabajo estratégico.

• Las herramientas de análisis e informes de la plataforma brindan información clara y procesable para respaldar una mejor toma de decisiones.

Rentabilidad con soporte confiable

• Los usuarios suelen notar que Business Central ofrece una alternativa rentable a los sistemas ERP más caros. Muchas organizaciones han informado de costos operativos y de TI reducidos debido a su modelo basado en la nube, que minimiza la necesidad de una infraestructura y un mantenimiento extensos en las instalaciones. Las empresas también están valorando el precio de suscripción predecible, que comienza en unos 70 dólares por usuario al mes.
• Además, varios estudios de caso muestran mejoras espectaculares en la productividad y reducciones de costos. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro informó un aumento de tres veces en la productividad y una reducción del 68 % en los costos de insumos después de implementar Business Central.

Características de Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución integral de planificación de recursos empresariales diseñada para respaldar a las pequeñas y medianas empresas mediante la integración de varias funciones comerciales en una plataforma unificada.

Sus capacidades modulares garantizan que las organizaciones puedan gestionar eficazmente sus finanzas, relaciones con los clientes, cadenas de suministro, recursos humanos, operaciones de almacén, gestión de servicios y procesos de fabricación.

A continuación, profundizamos en las funciones principales de Business Central y cómo pueden beneficiar a las empresas.

Funciones de gestión financiera

Business Central agiliza significativamente la gestión financiera con su conjunto de herramientas. Las características clave incluyen:

• Información financiera en tiempo real: Esta capacidad permite a las empresas acceder a sus datos financieros instantáneamente, es decir, consolida datos de varios módulos financieros, como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y libro mayor, en un panel único y fácil de navegar. Además, la integración con Power BI proporciona capacidades avanzadas de generación de informes, ofreciendo información visual sobre las métricas financieras.
• Presupuesto y previsión: Los usuarios pueden crear presupuestos detallados del Libro mayor (G/L) para períodos de tiempo específicos, como años fiscales, y adaptarlos a la estructura financiera única de su organización. La plataforma admite múltiples versiones de presupuesto, lo que facilita el análisis de escenarios y las revisiones según sea necesario. Además, Business Central permite la exportación e importación de datos presupuestarios a través de Excel, lo que agiliza la manipulación de datos y garantiza la precisión.
• Gestión automatizada de nóminas y gastos: A través de una perfecta integración con las aplicaciones de nómina, la plataforma garantiza una gestión de nómina precisa y oportuna. Para la gestión de gastos, Business Central permite a los empleados enviar gastos a través de aplicaciones móviles, con funciones como escaneo automático de recibos y flujos de trabajo de aprobación personalizables, lo que agiliza el proceso de reembolso.

Funciones de gestión de relaciones con el cliente

Las capacidades de CRM dentro de Business Central permiten a las organizaciones gestionar las interacciones con los clientes y mejorar la prestación de servicios de forma eficaz. Las características incluyen:

• Seguimiento integral de clientes: Dynamics 365 Business Central mejora la gestión de las relaciones con los clientes al proporcionar una plataforma centralizada que consolida los datos de los clientes, rastrea las interacciones y agiliza los procesos de ventas. Esta integración permite a las empresas monitorear las relaciones con los clientes en tiempo real, lo que permite respuestas rápidas a consultas y problemas.
• Gestión de órdenes de trabajo: El sistema simplifica la gestión de tareas de servicio y devoluciones de clientes, agilizando el proceso desde la venta hasta el servicio. Los usuarios pueden generar órdenes de trabajo detalladas que especifican cada aspecto del proceso de producción, desde las materias primas hasta los requisitos laborales, asegurando claridad y organización.

El sistema ofrece visibilidad en tiempo real de los estados de las órdenes de trabajo, lo que permite a las empresas monitorear el progreso, identificar cuellos de botella y tomar decisiones informadas para mantener la producción en marcha. Además, la perfecta integración con la gestión de inventario garantiza un seguimiento preciso de la disponibilidad de materia prima y actualizaciones automáticas de los niveles de inventario a medida que avanza la producción.

• Integración con Dynamics 365 Sales: Para empresas que requieren funcionalidades avanzadas de CRM, Business Central puede integrarse perfectamente con el módulo Dynamics 365 Sales, mejorando el seguimiento de ventas y la participación del cliente.

Funciones de gestión de la cadena de suministro

Business Central ofrece capacidades profundas para optimizar las operaciones de la cadena de suministro a través de:

Gestión de inventario: Business Central proporciona visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario en múltiples ubicaciones, lo que permite a las empresas monitorear el estado del stock, las tasas de rotación y la disponibilidad de productos. Los paneles personalizables muestran métricas clave, lo que permite una evaluación rápida y una toma de decisiones informada. Además, se pueden configurar alertas automáticas para notificar a las partes interesadas cuando el inventario cae por debajo de los umbrales predefinidos, lo que garantiza el reabastecimiento oportuno y reduce el riesgo de desabastecimiento.

• Optimización Logística: La plataforma centraliza las operaciones logísticas, facilitando una gestión eficiente de envíos, traslados y actividades de almacén. Los usuarios pueden crear y supervisar documentos de envío, realizar un seguimiento de las entregas y gestionar tareas de almacén desde una interfaz unificada. Las herramientas integradas de análisis e informes brindan información sobre el desempeño logístico, lo que ayuda a identificar cuellos de botella e implementar mejoras para una cadena de suministro más receptiva.

• Reordenamiento automatizado y pronóstico de la demanda: Business Central automatiza los procesos de reorden generando órdenes de compra cuando el stock alcanza umbrales específicos. Y el pronóstico avanzado de la demanda utiliza datos históricos de ventas y tendencias del mercado para predecir las necesidades futuras de inventario, lo que permite tomar decisiones de adquisición proactivas. La integración con datos de ventas y compras permite realizar ajustes en tiempo real al inventario en función de la demanda actual, lo que mejora la agilidad y la capacidad de respuesta.

Funciones de gestión de recursos humanos

Para mejorar la gestión de la fuerza laboral, Business Central incluye funcionalidades esenciales de RRHH:

• Gestión de bases de datos de empleados: Los usuarios pueden mantener un repositorio centralizado para registros completos de los empleados, que abarque detalles personales, calificaciones, roles laborales, historial laboral y métricas de desempeño. Este sistema centralizado garantiza que los profesionales de RR.HH. tengan acceso inmediato a información crítica, lo que facilita la toma de decisiones informadas.

La plataforma también simplifica la entrada y el mantenimiento de datos, lo que permite al personal de RR.HH. actualizar la información de los empleados sin esfuerzo. Los flujos de trabajo automatizados pueden notificar a RR.HH. cuando es necesario actualizar información clave, lo que reduce errores y omisiones.

Además, los controles de acceso basados ​​en roles salvaguardan los datos confidenciales de los empleados, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder a la información confidencial.

• Seguimiento e informes del rendimiento: La capacidad de monitorear el desempeño de los empleados y generar informes permite a las organizaciones identificar áreas de mejora y apoyar el desarrollo de la fuerza laboral. Con paneles y herramientas de informes visuales, los gerentes pueden obtener información sobre el desempeño individual y del equipo, lo que facilita la retroalimentación y el entrenamiento oportunos.
• Gestión de gastos: La plataforma agiliza la gestión de gastos al permitir a los empleados enviar informes de gastos digitales, que se integran perfectamente con sus perfiles. Esta automatización reduce el papeleo y acelera el proceso de reembolso, mejorando el cumplimiento de las políticas corporativas. Los flujos de trabajo de aprobación personalizados garantizan que los gastos enviados se revisen y autoricen de acuerdo con la jerarquía organizacional, con notificaciones automáticas que facilitan la toma de decisiones rápida.

Funciones de gestión de almacén

Business Central mejora las operaciones de almacén a través de varias características clave:

Business Central proporciona seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario en múltiples ubicaciones, utilizando escaneo de códigos de barras y tecnología RFID para monitorear los movimientos de existencias. A medida que se reciben, seleccionan o envían los artículos, el sistema actualiza automáticamente los registros de inventario, lo que garantiza información precisa y actualizada. Los usuarios pueden configurar alertas automáticas para notificar al personal cuando los niveles de existencias caen por debajo de los umbrales predefinidos, lo que facilita el reabastecimiento oportuno y evita el desabastecimiento. Las herramientas de informes avanzadas ofrecen información sobre la rotación del inventario y las tendencias de ventas, lo que permite una toma de decisiones informada.

• Cumplimiento eficiente de pedidos: La plataforma agiliza el cumplimiento de pedidos al automatizar los flujos de trabajo desde el ingreso del pedido hasta el envío. Al recibir un pedido de venta, Business Central verifica la disponibilidad del inventario y genera listas de selección para el personal del almacén. La integración de dispositivos móviles permite al personal acceder a listas de selección y seguir rutas optimizadas dentro del almacén, lo que reduce el tiempo de recuperación. El sistema también ayuda en el embalaje y envío generando la documentación necesaria, lo que acelera el proceso de cumplimiento. Las devoluciones se gestionan de manera eficiente, y el sistema actualiza los niveles de inventario y procesa las órdenes de devolución con prontitud.
• Soporte multilingüe: Business Central admite varios idiomas, lo que permite a los usuarios configurar la interfaz en su idioma preferido. Esta personalización mejora la usabilidad para diversas fuerzas laborales que operan en diferentes regiones. Los documentos generados por el sistema, como facturas y etiquetas de envío, se pueden traducir al idioma configurado, lo que garantiza la claridad y reduce los errores debidos a las barreras del idioma. Los materiales de capacitación y atención al cliente también están disponibles en varios idiomas, lo que brinda recursos que se alinean con las preferencias lingüísticas de los empleados y mejoran la experiencia del usuario.

Funciones de gestión de fabricación

Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece funciones para optimizar las operaciones de fabricación, que incluyen:

• Planificación y programación de la producción: La plataforma proporciona herramientas integradas que permiten a los usuarios crear órdenes de producción detalladas basadas en pronósticos de demanda, niveles de inventario y disponibilidad de recursos. Los usuarios pueden generar un programa maestro de producción (MPS) que alinee las capacidades de producción con la demanda del cliente, garantizando una utilización eficiente de los recursos. Las funciones de programación avanzadas, incluidos los diagramas de Gantt interactivos, ayudan a asignar recursos de manera efectiva al visualizar los cronogramas de producción e identificar posibles cuellos de botella. Las funcionalidades de planificación de capacidad evalúan la disponibilidad de maquinaria y mano de obra en comparación con los programas de producción actuales, sugiriendo los ajustes necesarios para cumplir los objetivos de producción sin sobrecargar los recursos.
• Visibilidad del flujo operativo: La plataforma ofrece acceso a datos en tiempo real y muestra métricas de producción actualizadas, como niveles de trabajo en progreso, tasas de producción y consumo de materiales. Los paneles personalizables brindan información inmediata sobre las operaciones actuales, lo que permite a los gerentes monitorear el desempeño de manera efectiva. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se pueden adaptar para realizar un seguimiento de aspectos específicos de fabricación, incluidos los tiempos de ciclo y la eficacia general del equipo (OEE), lo que facilita la evaluación del rendimiento y la mejora continua. La plataforma admite la automatización del flujo de trabajo, activando notificaciones o procesos en respuesta a cambios en las condiciones de producción, manteniendo así la continuidad operativa.
• Soporte de decisiones impulsado por IA: Al integrar inteligencia artificial, la plataforma mejora la toma de decisiones a través de análisis predictivos e información inteligente. La plataforma analiza datos históricos para pronosticar las necesidades de producción, lo que permite a las empresas anticipar las fluctuaciones de la demanda y ajustarse en consecuencia. Las recomendaciones impulsadas por IA ayudan a optimizar los procesos al sugerir ajustes a los cronogramas de producción o asignaciones de recursos en función de los datos de desempeño. La integración financiera garantiza que las decisiones de producción se alineen con los objetivos financieros de la organización, proporcionando una visión holística del desempeño operativo y financiero.

Implementación de Dynamics 365 Business Central: una guía paso a paso

La implementación de Dynamics 365 Business Central requiere un enfoque estructurado para garantizar una implementación perfecta y el éxito a largo plazo. A continuación se presenta un desglose de las fases clave involucradas, junto con las mejores prácticas para guiar su viaje:

Declaración de trabajo (SOW)

Comience por redactar un SOW integral que defina claramente el alcance, los requisitos y las responsabilidades del proyecto. Los componentes clave incluyen:

• Definición de alcance: especifique si la implementación utilizará funciones estándar o requerirá personalizaciones.

• Inclusiones detalladas: Describa los precios, los cronogramas del proyecto y establezca una fecha de vencimiento para mantener la claridad.

• Acuerdo formal: Obtener firmas tanto del cliente como del socio para formalizar el compromiso.

Fase de descubrimiento

Esta fase se centra en comprender los procesos comerciales existentes y alinearlos con las capacidades de Business Central. Los pasos esenciales incluyen:

• Documento de diseño funcional (FDD): Documente las configuraciones del sistema, incluidos los grupos de contabilización, los datos maestros y los módulos requeridos.

• Documento de Diseño Técnico (TDD): detalle las personalizaciones necesarias o nuevas funcionalidades para satisfacer las necesidades comerciales.

Fase de configuración

Configure el sistema según los requisitos recopilados y prepare los datos para la migración. Las tareas importantes implican:

• Paquetes de configuración: utilícelos para importar datos maestros, como el plan de cuentas, proveedores y clientes.

• Editar en Excel: aproveche esta función para actualizar y publicar datos directamente desde Excel de manera eficiente.

Formación y pruebas de aceptación de usuarios.

Equipe a los usuarios para operar el sistema de manera efectiva y valide que cumpla con los requisitos comerciales. Las mejores prácticas incluyen:

• Formación Integral: Programe sesiones con todo el personal clave, utilizando escenarios reales para mejorar la relevancia.
• Documentación: Registre las sesiones de capacitación para referencia futura y asigne tiempo suficiente para abordar posibles problemas.

Fase de puesta en marcha

Realice la transición del sistema al entorno de producción y comience las operaciones en vivo. Para garantizar el éxito:

• Migración de datos: transfiera datos desde el entorno de prueba utilizando herramientas como paquetes de configuración.

• Preparación para el soporte: Aborde las inquietudes de último momento con soporte virtual o en el sitio para garantizar una transición sin problemas.

• Celebre los hitos: Reconocer el esfuerzo y el éxito del equipo para elevar la moral y fomentar la adopción.

Conclusión

Se han realizado muchas mejoras recientes en Microsoft Dynamics 365 Business Central, centrándose en mejorar la experiencia del usuario, aumentar la productividad y permitir una colaboración perfecta.

Con características como tiempos de carga más rápidos, capacidad de respuesta mejorada de FactBox, Company Hub para varias empresas y plantillas de correo electrónico reutilizables, Business Central continúa estableciendo el estándar de eficiencia operativa.

Si está considerando implementar u optimizar Business Central, con los servicios de consultoría de Dynamics 365 Business Central adecuados, su organización puede implementar sin problemas una solución ERP personalizada.

En Nalashaa Digital, nuestro equipo de Consultores de dinámica 365 están listos para ayudarle a aprovechar al máximo estos avances. ¡Contáctenos hoy para comenzar!