La automatización, la seguridad y la transparencia son las tres características más importantes que puede asociar con el software del portal de juntas directivas. Se ha convertido en una de las soluciones tecnológicas más importantes para diferentes organizaciones y organismos gubernamentales a nivel mundial. ¿Qué es un portal de juntas directivas y por qué es una herramienta que toda organización necesita? ¡Descubrámoslo!
¿Qué es el software del portal de juntas directivas?
El software de la junta o el software de gestión de la junta es un espacio de trabajo virtual donde los miembros de la junta pueden compartir, acceder y almacenar sin problemas los documentos de la junta.
en términos más amplios, es un software para reuniones de juntas directivas combinado con una solución avanzada de gestión de datos que permite a sus usuarios
- Organizar de forma segura reuniones de la junta directiva,
- Crear y compartir documentos de tablero,
- Asignar y monitorear tareas de la junta directiva
- Crear foros de discusión
- Votos emitidos digitalmente y todo eso.
Los usuarios más comunes del portal de juntas incluyen secretarios de juntas, directores, ejecutivos y administradores de juntas.
Software de portal de juntas directivas: una tecnología para todos
Una de las mejores cosas del software de gestión de juntas directivas es que es tecnología para todos. Ya sea una organización sin fines de lucro o una empresa comercial, el software para juntas directivas es igualmente eficaz para todos.
Se ha convertido en una de las herramientas esenciales para muchas organizaciones, y la industria está valorada en más de 5 mil millones de dólares en 2023 y se espera que crezca más allá de los $34 mil millones para 2036. Estos portales mejoran la gobernanza, la seguridad y la eficiencia en varios sectores.
Sin embargo, es importante contratar un proveedor de portal de juntas que tenga experiencia relevante para su industria y cumpla con importantes organismos reguladores. Estos pueden incluir SOC, ISO, GDPR, FINRA, etc.
A continuación se detallan las principales industrias y sectores que utilizan la plataforma del portal de juntas.
1. Empresas que cotizan en bolsa
Las empresas públicas se benefician enormemente de los portales de juntas directivas, especialmente para mantener el cumplimiento de regulaciones como la Ley Sarbanes-Oxley. Estos portales ofrecen almacenamiento seguro de documentos, pistas de auditoría y firmas electrónicas. También permiten la colaboración en tiempo real en documentos financieros como fusiones, informes trimestrales y planes de compensación de ejecutivos.
2. Instituciones financieras
El sector financiero es un usuario importante de los portales de juntas directivas. Los bancos utilizan estas plataformas para proteger datos confidenciales a través de portales de juntas directivas, gracias a sus funciones de seguridad avanzadas, como cifrado de datos, control de acceso a documentos, acceso granular y autenticación multifactor. También agilizan las auditorías y gestionan informes regulatorios, lo que reduce los riesgos y mejora el control de acceso.
3. Organizaciones sin fines de lucro
Las organizaciones sin fines de lucro utilizan software de gestión de juntas directivas para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. Son ideales para compartir propuestas de subvenciones, comunicarse con donantes y gestionar documentos de respuesta a desastres. También ayudan a realizar un seguimiento de las actividades del comité mediante un almacenamiento seguro y organizado.
4. Agencias gubernamentales
Los organismos gubernamentales dependen de los portales de las juntas directivas para una comunicación segura, como sesiones informativas sobre seguridad nacional y procesos de aprobación de subvenciones. Estos portales en línea también ayudan a gestionar las solicitudes de libertad de información de manera eficiente al brindar funciones de fácil acceso y redacción.
5. Organizaciones sanitarias
Las instituciones de atención médica utilizan software de sala de juntas virtual para ensayos clínicos, cumplimiento de HIPAA y revisiones de médicos. También apoyan iniciativas de telesalud que garantizan la seguridad de los datos de los clientes y una colaboración segura.
6. Instituciones educativas
Las universidades utilizan tecnología de software de placa para gestionar subvenciones de investigación, revisiones de profesores y desarrollo de planes de estudios en línea. Estas plataformas también centralizan los planes de respuesta a emergencias y agilizan los informes financieros y de cumplimiento.
7. Nuevas empresas
Es un error pensar que la tecnología de sala de juntas es sólo para organizaciones establecidas. Las empresas emergentes también utilizan portales de juntas directivas por múltiples razones. Pueden incluir la gestión de las relaciones con los inversores, el almacenamiento seguro de presentaciones y el seguimiento de la competencia.
Los 5 principales beneficios de la tecnología del portal de juntas directivas
La tecnología de las salas de juntas mejora los procesos de la junta directiva de diferentes maneras. Éstos son algunos de ellos.
1. Mejor toma de decisiones
Los portales de la junta directiva de IA ayudan a los miembros de la junta directiva a tomar mejores decisiones mediante el análisis de grandes cantidades de datos. Proporcionan conocimientos, tendencias y predicciones basadas en hechos, lo que garantiza una toma de decisiones basada en datos.
Las soluciones de tableros de IA son principalmente famosas en los sectores de finanzas, atención médica y tecnología, donde los líderes necesitan analizar el desempeño y las tendencias para tomar decisiones informadas.
2. Seguridad mejorada
Los portales de la junta protegen los datos confidenciales del acceso no autorizado, la piratería o las infracciones. Los proveedores de software confiables utilizan cifrado, firewalls, autenticación de dos factores y copias de seguridad de datos para garantizar el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos.
3. Mayor productividad
Las plataformas de portales de juntas virtuales brindan acceso rápido a documentos de la junta, informes financieros y de auditoría y otros datos importantes. Un acceso más rápido a los datos impulsa la colaboración entre los miembros de la junta directiva, lo que conduce a una mejor toma de decisiones y resultados más eficientes.
4. Ideas prácticas
Las soluciones de tableros virtuales impulsadas por IA analizan actas de reuniones, informes y decisiones pasadas para recomendar acciones o resaltar cuestiones importantes. Esto garantiza que la dirección no ignore ningún asunto crítico y que las tareas se mantengan encaminadas.
5. Comunicación mejorada
Los portales de la junta facilitan que los directores y otros miembros de la junta compartan información y colaboren en tiempo real. No importa dónde estén ni qué dispositivo utilicen. Esto ayuda a evitar malentendidos y permite una toma de decisiones más rápida e informada.
6. Experiencia de usuario
El software para reuniones de juntas directivas virtuales ofrece interfaces y notificaciones personalizadas. Esto garantiza que los miembros de la junta reciban la información más relevante para su función, lo que hace que la plataforma sea más fácil de usar.
7. Costos reducidos
El software de gestión de placas es una solución todo en uno que reduce o elimina la necesidad de utilizar varios software. Las organizaciones pueden ahorrar dinero utilizando una única plataforma para tareas como gestión de documentos, comunicación, votación e informes.
resumiendolo
El software de portal de juntas virtuales se ha convertido en una tecnología global para diferentes tipos de organizaciones en todo el mundo. Proporcionan información basada en IA, comunicación mejorada, máxima seguridad de los datos, colaboración mejorada y transparencia impecable. Por último, pero no menos importante, ayudan a reducir los gastos de gobernanza que generan ganancias financieras.
Crédito de la imagen destacada: Christin Hume/Unsplash
