Todas las empresas se preocupan por ahorrar dinero y hacer las cosas más rápido. La gestión de costes puede suponer un verdadero cambio de juego. No se trata sólo de reducir las facturas. Se trata de utilizar los sistemas adecuados para asegurarse de que sea eficiente. No querrás desperdiciar el dinero.
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) necesitan soluciones de gestión de costes que se ajusten a su tamaño, no algo construido para una gran corporación. La gestión de costos le ayuda a realizar un seguimiento de cada centavo. Continúe leyendo para saber cómo puede reducir gastos y aumentar la eficiencia sin sudar.
Gestión de costes para PYMES
Toda pequeña empresa conoce el valor del dinero. Tienes que gastarlo sabiamente. ¿Pero por dónde empiezas? Comienza con saber cuánto estás gastando y dónde. Las herramientas de gestión de costos le brindan una imagen clara. Realizan un seguimiento de sus suministros de oficina, hábitos de impresión y uso de energía. Puede ver qué consume su presupuesto y dónde puede recortarlo. No se trata de grandes cambios. Pequeños ajustes pueden marcar una gran diferencia. Concéntrate en lo esencial y recorta lo extra.
Lograr visibilidad y control sobre las actividades de impresión
La impresión puede ser un gasto engañoso. No lo notas hasta que las facturas se acumulan. Pero puedes tomar el control. Al monitorear el uso de la impresión, sabrá quién imprime qué, con qué frecuencia y por qué. Incluso puedes establecer límites. Quizás el equipo de marketing no necesite impresiones en color para cada reunión. Una vez que sepa dónde se encuentra el exceso, podrá recortarlo con facilidad. El software puede ayudarle a hacer esto automáticamente. Menos impresiones, menores costos.
Establecer restricciones de uso para reducir costos
Limita el trabajo. Si se le da rienda suelta a la gente, los costos aumentan. Establezca límites en aspectos como la impresión, la copia e incluso el uso del papel. Cuando hay límites, la gente lo piensa dos veces. Utilizan los recursos sabiamente. Con unos pocos clics en un sistema de costos, puedes establecer esos límites. No más hábitos derrochadores. Las reglas simples mantienen las cosas bajo control sin agregar estrés.
Aprovechar la gestión de dispositivos para lograr eficiencia
La tecnología está en todas partes en una oficina. Las impresoras, escáneres y fotocopiadoras son sólo el comienzo. ¿Pero cuántos necesitas? La administración de dispositivos lo ayuda a aprovechar al máximo sus máquinas. En lugar de tener un dispositivo en cada escritorio, consolide. Comparta máquinas entre equipos. Realice un seguimiento de la frecuencia con la que se usan y vea si tiene demasiados. Cuando los dispositivos se administran correctamente, se ahorra en mantenimiento, energía y suministros. Menos desorden, más ahorros.
Optimización del coste total de propiedad
Hay un panorama más amplio que considerar. El costo total de propiedad (TCO) incluye no solo el precio del dispositivo sino todo lo que necesita para funcionar. Papel, tinta, reparaciones: todo suma. Cuando elige las herramientas adecuadas, reduce el TCO. Busque dispositivos energéticamente eficientes. Elija máquinas que duren más. Reemplace los equipos obsoletos que se estropean con frecuencia. Menos reparaciones y mejor rendimiento significan que más dinero permanece en su bolsillo.
Minimizar el tiempo de inactividad mediante monitoreo en tiempo real
El tiempo es dinero. Cuando sus sistemas fallan, pierde ambos. Monitoreo en tiempo real Le permite ver los problemas antes de que se conviertan en crisis. Con la configuración correcta, puedes rastrear todos tus dispositivos de oficina y ver si hay algún problema. ¿Tiene una impresora poca tinta? ¿Un escáner funciona lento? Arréglalo antes de que se estropee. Cuantos menos contratiempos tenga, más eficiente será su oficina. Menos tiempo de inactividad significa mejor productividad.
Reducir el desperdicio con reglas de impresión
A veces son las cosas simples. Establecer reglas para la impresión. Sólo permita impresiones en color cuando sea necesario. Establezca la impresión a doble cara como predeterminada. Limite la cantidad de páginas que las personas pueden imprimir a la vez. Estas reglas ahorran papel, tóner y energía. También hacen que los empleados piensen en lo que están imprimiendo. ¿Realmente necesitan ese documento de 20 páginas en color? Probablemente no. Cuando controlas el desperdicio, controlas los costos.
Mejorar la rendición de cuentas entre departamentos
Todos en la oficina desempeñan un papel en la gestión de costes. No depende sólo del equipo de finanzas. Al realizar un seguimiento del uso por departamento, puede ver qué equipos utilizan la mayor cantidad de recursos. ¿TI imprime demasiados informes? ¿RRHH está acaparando la fotocopiadora? Cuando las personas saben que están siendo monitoreadas, son más conscientes. La rendición de cuentas impulsa la responsabilidad. Es fácil ver dónde deben ocurrir cambios y quién necesita un empujón.
Consejos para elegir el sistema de gestión de costes adecuado
Ahora que sabe lo que puede hacer la gestión de costos, ¿cómo se elige el sistema adecuado? Empiece por evaluar sus necesidades. Busque un software que sea fácil de usar pero que ofrezca todas las funciones que necesita. Asegúrese de que pueda escalar con su negocio. No querrás que se te quede pequeño en un año. Compruebe si hay una buena atención al cliente. Querrás ayuda si algo sale mal. Y por último, asegúrese de que se ajuste a su presupuesto. El sistema correcto se amortiza con el tiempo.
Reducir costos no se trata de hacer cambios drásticos. Se trata de decisiones inteligentes. Puede controlar cada parte de su oficina a través de efectivo soluciones de gestión de costes. Desde la impresión hasta la administración de dispositivos, usted ahorra al reducir el desperdicio y aumentar la eficiencia. La clave es saber a dónde va su dinero y hacer pequeños ajustes. Al final, todo es cuestión de equilibrio. Con las herramientas adecuadas, su negocio puede crecer sin gastar mucho dinero.
Crédito de la imagen destacada: Declan Sol/Unsplash