La información es un bien preciado en la actualidad, por lo que la protección de datos confidenciales es crucial para las personas, las empresas y las organizaciones. Los proveedores de salas de datos virtuales (VDR) se han vuelto cada vez más populares como resultado de la expansión exponencial de la comunicación y la cooperación digitales y la necesidad de un intercambio y almacenamiento de datos seguros.
Estas plataformas garantizan la Confidencialidad, integridad y accesibilidad de información vital al ofrecer medidas de seguridad de vanguardia que superan las técnicas convencionales de intercambio de archivos. Examinemos los elementos de seguridad mejorados que se encuentran en las salas de datos virtuales contemporáneas y su importancia para preservar la seguridad de los datos.
Pero, ¿por qué los ejecutivos de empresas eligen en primer lugar las salas de datos virtuales y cuáles son las principales ventajas de este enfoque? ¡Obtenga información reveladora de inmediato!
¿Qué lleva a las empresas a migrar a salas de datos virtuales?
Con la expansión de las empresas surge la necesidad de un intercambio y almacenamiento de documentos eficiente y seguro. En el pasado, una sala de datos física era el método estándar para guardar documentos corporativos importantes.
Sin embargo, nuestra investigación muestra que, con la introducción de una sala de datos virtual, un número cada vez mayor de Las empresas están moviéndose hacia este sustituto digital.
Una explicación de esta tendencia es el precio de las salas de datos virtuales. Si bien los costos de las salas de datos son asequibles por sí mismos, la inversión en una solución virtual permite ahorrar fondos que podrían destinarse al alojamiento y los viajes asociados con el uso de una alternativa física.
Pero más allá del precio, hay muchos otros beneficios. Analicémoslos en detalle.
Protección de datos superior
Todas las preocupaciones de seguridad que acosan a los negociadores durante una fusión y adquisición (M&A), una oferta pública inicial (IPO), una ronda de recaudación de fondos, un procedimiento de diligencia debida de una empresa conjunta o cualquier otra transacción que implique compartir datos confidenciales se alivian con una sala de datos virtual. Angelo Dean, director ejecutivo de datarooms.org, afirma que las salas de datos virtuales son esenciales para reforzar la seguridad empresarial, ofreciendo protección avanzada y control sobre la información confidencial en el panorama digital actual. Es por eso que los elementos típicos de proveedores de salas de datos seguras consistir en:
- El cifrado sólido de datos, tanto en tránsito como en reposo, evita que los piratas informáticos accedan a información confidencial, incluso en el improbable caso de que logren obtener archivos de la sala de datos.
- Autenticación de dos factores: al implementar la autenticación de dos factores, se proporciona a los usuarios una capa adicional de seguridad, lo que disuade el acceso no autorizado y mejora la protección de la información confidencial.
- Destrucción remota: el administrador puede eliminar el acceso de un usuario a cualquier documento cuando se lo elimina de la sala virtual privada.
Marca de agua
La marca de agua dinámica personalizada, que superpone a los documentos identificadores distintivos para rastrear su origen y distribución, es una de las funciones disponibles en los proveedores de salas de datos en línea. Cuando se colocan en diagonal en una página o pantalla, las marcas de agua se observan fácilmente y no obstruyen la legibilidad del texto subyacente. El texto de la marca de agua se puede modificar y se pueden incrustar los siguientes datos dinámicos:
- Dirección de correo electrónico del usuario
- Dirección IP del usuario
- Fecha actual
- Hora actual
Cuando la identidad de un usuario se incorpora a la marca de agua, actúa como una barrera sencilla pero poderosa contra lectores no autorizados que distribuyen documentos impresos, ya que deja en evidencia al lector que el contenido es confidencial.
Facilidad de integración
Varios repositorios de documentos virtuales ofrecen conectores fáciles de configurar para Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft SharePoint y OneDrive. Gracias al sólido motor de sincronización integrado en estos conectores, el material se actualiza automáticamente cada vez que se agregan, modifican, renombran o eliminan archivos o carpetas de origen.
Puede incorporar operaciones de firma electrónica directamente dentro del entorno seguro de la VDR gracias a las interfaces que ofrecen algunos de los mejores proveedores de salas de datos virtuales.
Medidas de seguridad adicionales
Las salas de datos virtuales también ofrecen medidas de seguridad adicionales para salvaguardar los datos privados y garantizar que el documento sólo sea accesible para aquellos autorizados.
- Permisos basados en roles: ciertos derechos, como la capacidad de editar, aprobar cambios o bloquear un párrafo, se pueden otorgar a ciertos usuarios, mientras que a otros solo se les puede permitir dejar comentarios.
- Secciones restringidas: puedes bloquear el material en ciertas secciones de un documento para poder concentrar tus ajustes en otras áreas.
- Monitoreo y control de versiones: Estas plataformas de colaboración no solo rastrean los cambios, sino que también almacenan automáticamente cada versión de un documento, que puede exportarse con o sin las modificaciones rastreadas.
Las salas de datos virtuales se destacan como indispensables
En conclusión, el aumento de empresas que están pasando de salas de datos físicas a virtuales se puede atribuir a las características de seguridad incomparables y las numerosas ventajas que ofrecen estas plataformas digitales.
Las sólidas medidas de seguridad, que incluyen un cifrado de datos sólido, autenticación de dos factores, capacidades de uso compartido remoto, marcas de agua, facilidad de integración y medidas de seguridad adicionales como permisos y monitoreo basados en roles, garantizan en conjunto un nivel de protección que supera los métodos tradicionales de intercambio de archivos. Además, la rentabilidad y las ganancias de eficiencia logradas al eliminar las limitaciones de espacio físico y papeleo contribuyen a la adopción generalizada de salas de datos virtuales.
A medida que las empresas continúan priorizando la seguridad de los datos y la optimización de las operaciones, las salas de datos virtuales se destacan como una herramienta indispensable para la gestión segura, eficiente y colaborativa de documentos.
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