Te comunicas con compañeros de trabajo, clientes y muchas otras personas durante el día de formas que no implican chats cara a cara. Desde correos electrónicos hasta faxes, reuniones de Zoom y más, la comunicación digital ha revolucionado la forma en que se conecta con los demás.
Para asegurarse de que su comunicación digital cause una impresión positiva, es importante tener en cuenta algunas normas de etiqueta básicas. Por ejemplo, considere los siguientes consejos:
Etiqueta del correo electrónico 101
Como Zoho notas, es importante utilizar saludos profesionales, especialmente cuando se dirige a clientes nuevos o potenciales, o a un gerente. o propietario de la empresa.
En lugar de comenzar un correo electrónico comercial con un «¡Oye!» o «¡Hola a todos!» es importante utilizar saludos más formales como “Estimado Edward” o “A quien corresponda”. Por supuesto, si le estás enviando un correo electrónico a un compañero de trabajo que conoces desde hace algún tiempo y estás Amigos, está bien utilizar un saludo más informal, pero en la mayoría de los casos, el formal es la mejor opción.
Además, considere agregar un eslogan de correo electrónico. que incluye su nombre completo, puesto de trabajo, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Esto ayudará a que los correos electrónicos de trabajo que envíes aparezcan más profesional. Sólo tenga cuidado de no exagerar con los eslóganes o citas debajo de su nombre; La información básica será suficiente.
Incluya siempre una portada de fax
Cuando alerta a alguien de que está enviando un fax, es comprensible que asuma que el suyo es el único fax que llegará.
Sin embargo, si envía un fax a una empresa ocupada, es muy probable que su mensaje se pierda entre una pila de faxes. Para evitar que su fax acabe en el escritorio equivocado, asegúrese de incluir siempre una portada de fax, como una de las gratuitas portadas de fax de Mi Fax. Estas plantillas incluyen información importante como su nombre, a quién le envía el fax y espacio para una nota sobre el contenido del fax.
De esta manera, la persona encargada de recibir los faxes en el extremo receptor podrá ver fácilmente para quién es el fax y no tendrá que perder un tiempo valioso leyéndolo.
Reglas de reunión remota
Puede resultar increíblemente conveniente asistir a una reunión desde su sala de estar a través de Zoom u otro programa de reuniones virtuales. Pero estar en la comodidad de su propia casa no le da a la gente carta blanca para ser muy informal en cuanto a su conducta.
Como Hubspot notas, llegue a tiempo a la reunión y, si está a cargo de la llamada de Zoom, finalice la reunión a la hora anunciada previamente. Resiste la tentación de revisar tu correo electrónico y tus mensajes de texto durante la llamada; Incluso si no estás hablando en ese momento, lo mejor es estar atento en todo momento.
Si tiene que tomar notas durante la llamada de Zoom, intente usar lápiz y papel en lugar de hacer clic en el teclado. Otra opción, si lo prefieres, es silenciar tu micrófono para que otros no escuchen el toque de tus teclas. Si tiene alguna pregunta durante la llamada, intente utilizar el emoji de «mano levantada» para indicar que tiene algo que decir, en lugar de interrumpir.
La etiqueta hace que la comunicación digital sea más efectiva
Sin duda, la comunicación digital ha hecho que sea mucho más fácil mantenerse en contacto con otras personas en el trabajo. Tener en cuenta algunas reglas básicas de etiqueta puede ser tan eficaz como la comunicación cara a cara y, al mismo tiempo, puede ayudar a causar una impresión positiva en los demás.
Crédito de la imagen destacada: Windows/Desinstalar
